Setelah mengenal istilah dan menu-menu yang ada pada Microsoft Excel, kita akan masuk pada topik pengolahan data. Arti dari pengolahan data sendiri sangat luas, pada tahap awal ini kita akan membahas mengenai sorting (pengurutan) dan filtering (penyaringan) yang digunakan untuk menampilkan data-data spesifik.

A. Sorting

Sorting merupakan proses pengurutan data dan terbagi menjadi dua tipe pengurutan yaitu ascending dan descending. Asceding merupakan metode pengurutan data dari angka terkecil ke terbesar atau dari huruf A ke Z. Sebaliknya descending akan mengurutkan data dari angka terbesar ke terkecil atau dari hurf Z ke A. Berikut contoh pengurutan ascending dan descending.

• Ascending
  • Pengurutan nama pasien dari awalan nama A ke Z
  • Pengurutan data usia dari usia paling muda ke paling tua
  • Pengurutan tanggal dari tanggal paling lama ke paling baru
• Descending
  • Pengurutan nama pasien dari awalan nama Z ke A
  • Pengurutan data usia dari usia paling tua ke paling muda
  • Pengurutan tanggal dari tanggal paling baru ke paling lama

Gambar 1 merupakan contoh sepuluh data pasien yang sudah dimasukkan ke Microsoft Excel, terdapat 13 kolom yang terdiri dari nomor, nama pasien, penyakit, usia, jenis kelamin, BMI, gejala demam, batuk, kelelahan, kesulitan bernapas, tekanan darah, tingkat kolesterol dan tingkat gula darah.

Gambar 1. Data Pasien

Untuk melakukan proses pengurutan berdasarkan kolom nama, maka lakukan beberapa langkah berikut:

• Seleksi atau sorot keseluruhan data yaitu range (A1:M11) seperti yang terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Sorot Keseluruhan Data

Pastikan data masih tersorot. Kemudian buka menu Home, pilih kelompok menu Editing, klik Sort & Filter -> Custom Sort. Tombol yang dipilih dapat dilihat pada Gambar 3 dan akan muncul dialog box seperti pada Gambar 4.

Gambar 3. Grup Menu Editing

Gambar 4. Dialog Box Sort

• Pilih kolom Nama dan Order A to Z klik OK pada dialog box sort.
• Berikut hasil dari langkah-langkah di atas.

• Perlu diperhatikan bahwa, jika kita melakukan sorting beberapa kolom sekaligus berdasarkan kolom tertentu, maka kita harus menggunakan perintah Custom Sort, agar jika terdapat satu perubahan urutan pada satu kolom maka keseluruhan kolom akan ikut berubah. Jika tidak, maka yang diurutkan hanya kolom yang kita seleksi saja.
• Berikut jika kita melakukan pengurutan hanya dengan menyeleksi kolom nama saja, kemudian buka menu Home, pilih grup menu Editing klik Sort A to Z. Kolom lainnya tidak akan ikut tersorot.

Contoh di atas merupakan proses pengurutan berdasarkan satu kolom. Untuk mengurutkan data berdasarkan beberapa kolom sekaligus seperti mengurutkan berdasarkan jenis kelamin kemudian usia dapat dilakukan beberapa langkah berikut.

• Seleksi atau sorot keseluruhan data yaitu range (A1:M11) seperti yang terlihat pada Gambar 2.
• Pastikan data masih tersorot. Kemudian buka menu Home, pilih kelompok menu Editing, klik Sort & Filter -> Custom Sort. Tombol yang dipilih dapat dilihat pada Gambar 3 dan akan muncul dialog box seperti pada Gambar 4
• Pada dialog box sort, pilih kolom Jenis Kelamin sebagai level satu pengurutan dan pilih order A to Z.
• Di pojok kiri atas tekan tombol Add Level untuk pengurutan kolom kedua, pilih kolom Usia order Smallest to Largest klik OK. Lihat pada Gambar 5 untuk melihat detail pengaturan.

Gambar 5. Multilevel Sorting

• Hasil dari proses di atas dapat dilihat pada Gambar 6 berikut.

Gambar 6. Hasil Multilevel Sort

Jika kita cermati pada dialog box sort yang tertera pada Gambar 4, terdapat beberapa tombol dengan penjelasan sebagai berikut :

1. My data has headers: centang jika data kita memiliki header atau nama kolom pada tiap kolom
2. Column -> Sort by: memilih kolom manakah yang menjadi kunci pengurutan
3. Sort on: memilih tipe pengurutan dapat didasarkan pada nilai data, warna sel, warna font maupun icon.
4. Order: digunakan untuk memilih arah pengurutan ascending, descending maupun pengaturan tertentu
5. Add Level: menambahkan level pengurutan, seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya (multilevel sort)
6. Delete Level: menghapus level pengurutan
7. Copy Level: digunakan untuk menyalin level pengurutan yang ada
8. Move Up: memindahkan kunci pengurutan ke atas, artinya diubah untuk prioritas yang lebih tinggi
9. Move Down: memindahkan kunci pengurutan ke bawah, artinya diubah untuk prioritas yang lebih rendah
10. Options: akan menampilkan kotak dialog Sort Options

B. Filtering

Jika baris terlalu banyak, kita sering mengalami kesulitan untuk membaca dan mengolah data yang kita punya. Maka diperlukan penyaringan value tertentu untuk ditampilkan yang sering disebut filtering. Untuk menampilkan data sesuai kriteria yang dibutuhkan, kita dapat melakukan langkah-langkah berikut:

• Seleksi atau sorot keseluruhan data yaitu range (A1:M11) seperti yang terlihat pada Gambar 2.
• Pastikan data masih tersorot. Kemudian buka menu Home, pilih kelompok menu Editing, klik Sort & Filter -> Filter. Tombol yang dipilih dapat dilihat pada Gambar 3.
• Maka akan muncul tombol drowdown pada setiap judul kolom seperti pada Gambar 7

Gambar 7. Data dengan Filter

• Selanjutnya, kita dapat memilih data yang akan disaring sesuai dengan value tertentu seperti contoh pada Gambar 8 untuk memilih data pasien dengan jenis kelamin Wanita / valuenya “Female”.  Hasil dari proses ini dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 8. Filter pada Kolom Jenis Kelamin

Daftar Pustaka

[1]  https://www.scribd.com/document/861932674/Microsoft-Official-Academic-Course-Microsoft-Word-2016-Craig-Zacker-download  C. Zacker, Kursus Akademik Resmi Microsoft, Microsoft Learning dan John Wiley & Sons, Inc., 2016.