Peran-peran yang bekerja di fasyankes, mereka akan berhadapan dengan data pasien yang harus dikelola dengan akurat, aman dan efisien. Pemahaman mengenai konsep dasar basis data menjadi penting demi terbentuknya kerangka berpikir yang tepat sebelum mempelajari desain dan implementasi basis data yang lebih kompleks. Anda akan mempelajari:

1. Data dan Informasi
2. Mengapa basis data penting untuk pelayanan kesehatan
3. Analogi konsep basis data
4. Prinsip dan tujuan basis data
5. Fungsi basis data

Pengertian Data dan Informasi

Sebelum membahasa mengenai konsep dasar basis data, kita harus tau terlebih dahulu mengenai data. Data adalah bentuk dasar informasi, berupa fakta yang belum diolah seperti tanggal lahir, tinggi badan, atau tekanan darah. Data bisa berbentuk digital maupun fisik dan dikategorikan lebih spesifik, misalnya data numerik dan data teks.

Data yang telah diolah dapat dibentuk menjadi informasi yang berguna bagi penerimanya, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Secara rinci, informasi dapat didefinisikan sebagai sebuah proses transmisi dan mentransfer pengetahuan dengan tujuan agar informasi tersebut dapat dijangkau orang lain, institusi maupun masyarakat (Victoria, 2020).

Contoh jika data yang kita miliki adalah data pasien dengan rincian nama, tanggal lahir, jenis kelamin, berat badan, tinggi badan dan tekanan darah. Maka, dapat diambil beberapa informasi demografi seperti jumlah pasien berdasarkan usia maupun jenis kelaminn. Kita juga dapat mencari rata-rata berat badan pasien, maupun informasi tekanan darah pasien yang normal atau tidak.

Pada praktiknya, data yang berada di fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia tidak semuanya berupa data digital. Masih banyak data berbentuk fisik yang secara pertahap dilakukan proses digitalisasi. Maka penting bagi mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam memahami bagaimana data dikelola dalam bentuk digital dan tahu manajemen basis data untuk lingkung rekam medis.

Definisi Basis Data

Basis data tersusun dari dua kata yaitu “basis” yang artinya tempat dan “data” yang artinya fakta. Meskipun diistilahkan tempat dari sekumpulan fakta, data-data yang disimpan harus mengikuti aturan bagaimana data tersebut harus disusun dan diakses. Secara umum, basis data  adalah kumpulan data yang tersimpan secara terstruktur, sistematis, dan saling berhubungan dengan tata cara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi.

Penggunaan basis data dipertimbangkan tidak hanya untuk pengorganisasian data tapi juga termasuk karena keamanan dan kemampuan skalabilitas yang tinggi. Pada lingkup rekam medis basis data digunakan untuk menyimpan data pasien, riwayat medis, dan data administrasi rumah sakit yang bersifat rahasia dan krusial. Penggunaan basis data akan mengurangi resiko fatal seperti kehilangan data, duplikasi data maupun kebocoran data ke publik.

Urgensi Basis Data untuk Pelayanan Kesehatan

Fasilitas pelayanan kesehatan di Indonesia dalam masa transisi digitalisasi dari pencatatan manual ke digital. Meskipun belum semua fasyankes di Indonesia memanfaatkan teknologi karena keterbatasan infrastruktur, pengguna teknologi baik masyarakat umum maupun tenaga kesehatan meningkat pesat, terutama karena COVID-19. Hal tersebut membuat data kesehatan masyarakat lebih dominan tersimpan dalam bentuk digital daripada fisik dengan penggunaan aplikasi mobile seperti halodoc, alodoc, dan primaku.

Selain itu, basis data memegang peranan vital karena menjadi pusat penyimpanan seluruh informasi penting. Penggunaan sistem basis data yang baik akan membuat akses informasi terbaru lebih cepat (real-time), duplikasi data semakin rendah, serta keamanan dan kerahasiaan rekam medis terjaga.

Data yang terintegrasi di basis data memungkinkan untuk analisis cepat yang mendukung penentuan diagnosis, penyusunan rencana perawatan, evaluasi efektifitas terapi serta dapat digunakan untuk meningkatkan performa fasyankes. Data yang akurat juga dapat mendukung penelitian kesehatan yang nantiya dapat digunakan untuk menyusun kebijakan kesehatan masyarakat. Basis data tidak sekadar alat penyimpanan, melainkan komponen utama sistem pelayanan kesehatan modern. Tanpa pengelolaan basis data yang tepat, akan sulit mencapai pelayanan yang berkualitas, efisien, dan berorientasi pada keselamatan pasien.

Analogi Konsep Basis Data

Konsep dasar basis data sering sulit dimengerti untuk kita yang tidak mendalami bidang teknologi informasi. Memahami konsep basis data akan lebih mudah jika dianalogikan dengan kehidupan sehari-hari. Contoh jika basis data dianalogikan sebagai perpustakaan, maka :

• Jika perpustakaan menyimpan ribuan buku :: basis data menyimpan ribuan data pasien, data tenaga kesehatan dan data administrasi fasyankes.
• Perpustakaan memiliki rak berisi buku-buku sejenis :: basis data memiliki tabel-tabel yang berisi baris-baris data. Contoh data pasien disimpan pada tabel pasien, data kamar disimpan di tabel kamar.
• Satu buku :: satu record. Contoh satu record data pasien yaitu satu baris data pasien berisi nama, tanggal lahir, tempat lahir, jenis kelamin, agama.
• Satu buku memiliki judul, penulis, penerbit seperti tabel pasien berisi kolom nama, tanggal lahir, tempat lahir, jenis kelamin, agama.

Prinsip dan Tujuan Basis Data

Pengelolaan basis data harus sesuai dengan prinsip dan tujuan demi menjamin data tetap terorganisir, akurat dan aman. Secara singkat prinsip basis data yaitu pengaturan data atau pengarsipan. Pengaturan data tersebut dapat didetailkan berdasarkan empat prinsip lainnya sebagai berikut.

1. Integritas data : memastikan bahwa data yang tersimpan konsisten, akurat, dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
2. Keamanan data : melindungi data dari akses yang tidak sah, kebocoran, atau penyalahgunaan, mengingat rekam medis bersifat sangat rahasia.
3. Ketersediaan data : menjamin data selalu dapat diakses saat dibutuhkan oleh pihak yang berwenang, tanpa mengorbankan keamanan.
4. Pemeliharaan berkala : pembaruan sistem, backup, dan optimalisasi performa agar basis data tetap andal dan relevan dengan perkembangan kebutuhan.

Tujuan utama penggunaan basis data pada konteks umum yaitu memberikan kemudahan dalam pengambilan kembali data yang pernah disimpan. Pada konteks kesehatan, tujuan basis data untuk:

1. Meningkatkan efisiensi kerja melalui pengelolaan data yang mudah diakses
2. Mengurangi resiko kesalahan akibat kehilangan data maupun duplikasi data
3. Mendukung pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang real-time dan akurat
4. Memastikan keamanaan dan kerahasiaan data pasien sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku
5. Mendukung interoperabilitas antar sistem kesehatan yang berjalan, sehingga data pasien dapat dikirim dan diakses dengan cepat

Cek video tutorial kami di Youtube dan beberapa e-book di Lynk.id

Fungsi Basis Data

Basis data berperan sebagai pusat data dan informasi suatu institusi. Secara umum basis data berfungsi untuk:

1. kecepatan dan kemudahan,
2. efisiensi ruang penyimpanan,
3. keakuratan,
4. ketersediaan,
5. kelengkapan, dan
6. keamanan.

Analogi sederhana: Tujuan = Mengapa kita membangun rumah → agar bisa tinggal dengan aman dan nyaman. Fungsi = Apa saja peran rumah itu → melindungi dari hujan, tempat tidur, tempat makan, dll.

Mengapa Basis Data dan Bukan Perangkat Lunak Pengolah seperti Spreadsheet?

Banyak di antara kita pernah menggunakan perangkat lunak pengolah spreadsheet untuk menyimpan data. Tidak terkecuali lingkungan fasyankes seperti rumah sakit juga sering memanfaatkan Microsoft Excel dan Google Sheet untuk membantu proses operasional yang berhubungan dengan pengelolaan data, visualisasi data maupun untuk pertukaran data. Sayangnya penggunaan spreadsheet  memiliki banyak kelemahan,  terutama untuk menyimpan informasi sensitif seperti data pasien maupun data administrasi rumah sakit. Semakin kompleks data yang disimpan semakin sulit kemampuan spreadsheet untuk mengakomodasi kebutuhan informasi data yang akan diambil. Spreadsheet juga sulit diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem kesehatan nasional BPJS dan tidak memberikan perlindungan data yang baik.

Lihat gambar di bawah ini untuk contoh studi kasus, terlihat satu halaman sheet yang menyimpan data pasien. Pada bagian kanan terdapat beberapa file spreadsheet yang menyimpan data dokter, kamar dan obat. Misalkan data pasien, dokter, kamar, dan obat tersebut disimpan dalam spreadsheet lalu dikelompokkan per tahun pada suatu folder, akan sulit memperoleh data agregat seperti ‘berapa kali pasien X berkunjung’ atau ‘berapa jumlah pasien dengan jenis kelamin tertentu’.

Agar dapat memperoleh informasi agregat, spreadsheet mengharuskan kita membuka setiap file terkait, lalu menghitung dengan formula di masing-masing file. Contoh, untuk mendapatkan berapa kali seorang pasien melakukan kunjungan ke fasyankes, maka file kunjungan harus dibuka satu per satu setiap tahun nya (e.g : kunjungan_2000.xlxs sampai kunjungan_2025.xlxs). Kemudian cari nama pasien yang akan dihitung menggunakan formula dan jumlah hasil dari kesulurah file.

Berbeda dengan penggunaan basis data, untuk mendapatkan informasi dari data yang disimpan, kita tidak perlu membuka banyak file. Cukup dengan menggunakan perangkat lunak pengolah basis data dan memahami bahasa basis data yang digunakan, maka pengambilan informasi dari data yang disimpan akan lebih sederhana.

Penggunaan spreadsheet juga sangat rentan terhadap kesalahan input, misalnya penulisan nama. Nama Dedi dengan Dedy jika merujuk pada satu orang yang sama akan menimbulkan banyak masalah. Terutama jika kita ingin mendapatkan informasi akutrat dari data yang disimpan. Hal ini sudah diatasi oleh basis data dengan aturan primary key maupun konstrain tertentu.

Aspek	Keterangan
Skala & Volume	Spreadsheet hanya cocok untuk data kecil-menengah dan melambat jika data mencapai puluhan ribu
Keamanan Data	Spreadsheet sulit membatasi akses pengguna secara detail
Konsistensi & Akurasi	Spreadsheet rawan duplikasi dan kesalahan input manual
Kolaborasi Multi-User	Rawan konflik data jika diakses beberapa user bersamaan
Integrasi Sistem	Spreadsheet sulit diintegrasikan dengan aplikasi lain