Bekerja sebagai Perekam Medis dan Informasi Kesehatan pasti berhubungan dengan data kuantitatif. Ketika data sudah dikumpulkan maka perlu adanya kemampuan untuk mengolah, menghitung sampai data dapat dievaluasi. Agar data tersebut dapat diorganisasi dengan baik, maka kita membutuhkan aplikasi pengolah angka seperti Microsoft Excel.

Microsoft Excel merupakan bagian dari rangkaian perangkat lunak Microsoft 365 yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation. Secara detail Microsoft Excel digunakan untuk mengolah spreadsheet, yaitu file yang terdiri dari kolom dan baris untuk mengatur data sehingga data dapat diolah, divisualisasikan dan disimpulkan.

A. Antarmuka Microsoft Excel

Pada dasarnya Microsoft Excel memiliki beberapa kemiripan tampilan dengan antarmuka Microsoft Office lainnya, terutama letak Ribbon, Quick Access Toolbar, Zoom dan Status Bar, namun dengan banyak perbedaan pada menu-menu khusus untuk pengolahan data pada Ribbon.

Ketika membuka aplikasi Microsoft Excel pertama kali, akan dimunculkan Start Screen yang terlihat seperti pada gambar di bawah. Pada antarmuka ini, ada pilihan untuk membuat dokumen baru atau membuka dokumen yang sudah pernah dibuat sebelumnya. Berikut detail dari menu-menu yang ada:

1. New: digunakan untuk membuat dokumen baru. Terdapat dua cara, yaitu membuat dokumen kosong dengan memilih Blank workbook atau membuat dokumen baru dari template, dokumen yang disiapkan oleh Microsoft Excel.
2. Open: membuka dokumen yang sudah pernah dibuat sebelumnya, dapat membuka file dari OneDrive atau dari penyimpanan lokal pada perangkat komputer.
3. Account:untuk melihat informasi akun Microsoft yang login pada Microsoft Excel serta informasi versi Microsoft Excel yang terinstall.
4. Options:  memunculkan pengaturan lebih detail yang tidak secara default disediakan oleh Microsoft Excel.

B. Membuat Dokumen Microsoft Excel

Pembuatan dokumen kosong dengan menekan tombol “Blank workbook” akan menampilkan antarmuka seperti gambar di bawah dengan detail komponen sebagai berikut:

1. Name Box: menampilkan lokasi dari cell yang sedang aktif, dapat juga digunakan untuk menamai ranges tertentu.
2. Cancel: mengurungkan perubahan ketika cell aktif sedang diubah
3. Enter: mengeksekusi perubahan ketika cell aktif sedang diubah
4. Insert Function: akan membuat cell yang disorot menjadi aktif diubah dan terdapat tanda “=” pada cell tersebut. Dialog box insert function akan muncul yang memungkinkan kita mencari function sesuai kebutuhan.
5. Formula Bar: menampilkan konten pada cell yang disorot
6. Select All: menyorot semua cell pada worksheet yang aktif
7. Column headings: nama kolom default yang diberi nama dengan huruf
8. Row headings: angka yang menjadi informasi baris
9. Active cell: cell yang sedang disorot
10. Sheet tab: menampilkan nama worksheet
11. New sheet: menambahkan worksheet baru
12. Sheet tab navigation: navigasi untuk memilih worksheet yang aktif, fitur ini akan aktif jika workbook memiliki lebih dari satu worksheet
13. Status bar: memberikan informasi mengenai
14. View controls: mengatur bagaimana worksheet ditampilkan
15. Zoom controls: mengatur pembesaran dan pengecilan worksheet yang sedang aktif

C. Istilah-istilah pada Microsoft Excel

Perlu diketahui beberapa istilah ketika bekerja dengan spreadsheet. Sebuah file yang dihasilkan dari penggunaan Microsoft Excel disebut sebagai workbook yang terdiri dari sekumpulan worksheet. Worksheet merupakan satu spreadsheet yang terdiri dari banyak cell (baris dan kolom). Cell sendiri merupakan pertemuan antara baris dan kolom, sedangkan gabungan beberapa cell dinamakan range.

Sesuai dengan fungsinya untuk melakukan perhitungan maka dengan menggunakanMicrosoft Excel, kita dapat membuat formula matematika dengan menyisipkan tanda “=” (sama dengan) pada cell. Selain formula, terdapat banyak fungsi yang bisa digunakan untuk mempersingkat formula-formula umum seperti SUM(), MIN(), MAX dan lainnya.

Satu hal lagi yang sangat berguna ketika kita bekerja untuk mengolah data yaitu Auto Fill yang memungkinkan untuk membantu melengkapi rangkaian kata atau nilai dengan melakukan drag dari cell tertentu.

Pengenalan Menu-Menu pada Microsoft Excel

Menu pada Microsoft Excel tentunya memiliki banyak perbedaan berdasarkan fungsinya dengan Microsoft Word. Namun penempatan menu sama yaitu ditempatkan pada Ribbon. Ribbon berisi beberapa tab dengan masing-masing tab akan memiliki beberapa kelompok menu. Dilihat dari gambar di bawah yang terdiri dari sembilan tab yaitu,

1. File,
2. Home,
3. Insert,
4. Page Layout,
5. Formula,
6. Data,
7. Review,
8. View,
9. Help.

Pada bagian ini, akan dibahas lebih rinci masing-masing menu sekaligus menu-menu yang sering digunakan.

A. File

Tab File akan menampilkan antarmuka backstage yang menyediakan beberapa perintah untuk pengaturan file. Beberapa menu yang dapat kita akses pada antarmuka ini terdiri dari:

• Tab File akan menampilkan antarmuka backstage yang menyediakan beberapa perintah untuk pengaturan file. Beberapa menu yang dapat kita akses pada antarmuka ini terdiri dari:
• Home: menampilkan beberapa menu yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen baru atau membuka dokumen yang sudah pernah dibuat
• New: menampilkan menu untuk membuat dokumen baru kosong atau memilih untuk membuat dokumen baru dari template
• Open: menampilkan beberapa menu untuk membuka file yang pernah dibuat dan tersimpan dari beberapa sumber termasuk OneDrive maupun dari pen
• Info: menampilkan informasi dokumen Microsoft Excel yang saat ini aktif dibuka termasuk didalamnya melihat versi dari dokumen
• Save: digunakan untuk menyimpan file. Jika file disimpan pertama kali maka pengguna harus menentukan nama, format dokumen dan tempat penyimpanan file. Jika tombol save ditekan setelah dilakukan penyimpanan pertama, segala perubahan terakhir akan disimpan
• Save as: untuk menyimpan file yang sudah pernah tersimpan dengan file baru dan dapat diubah nama, format, maupun lokasi penyimpanan file
• Print: digunakan untuk mengatur dokumen yang akan dicetak yang pengaturannya disesuaikan dengan perangkat keras printer yang terhubung
• Share: berbagi dokumen dengan kolaborator lain, namun harus mengunggah dokumen ke OneDrive terlebih dahulu atau melampirkan dokumen yang sedang aktif ke email
• Export: fungsinya mirip dengan menu export di Microsoft Word yaitu untuk menyimpan dokumen Microsoft Excel ke format lain seperti pdf
• Publish: Pilihan untuk publikasi workbook ke Power BI, salah satu software untuk visualisasi data
• Close:  digunakan untuk menutup workbook yang saat ini aktif dibuka
• Account: untuk melihat informasi akun serta versi Microsoft Office yang terinstall pada komputer
• Options: untuk pengaturan menu-menu pada Microsoft Excel yang tidak secara default ditampilkan atau disediakan.

B. Home

Tab Home berisikan menu-menu yang sering digunakan ketika bekerja dengan workbook. Tab ini merupakan tab default ketika aktif masuk ke workbook. Pada tab home perintah-perintah yang ada dikelompokkan menjadi:

• Clipboard: grup menu yang digunakan untuk pencuplikan karakter termasuk menyalin, menempel dan memotong
• Font: grup menu untuk mengatur karakter pada sel/cell termasuk didalamnya perubahan besar kecilnya font, warna dan jenis font
• Alignment: grup menu yang digunakan untuk mengatur perataan karakter pada sel dan pengaturan penggabungan sel. Pengaturan bagaimana teks yang panjang akan ditampilkan pada satu sel juga dapat diatur pada grup menu ini.
• Number: digunakan untuk mengatur format angka
• Styles: grup menu yang digunakan untuk mengatur gaya pada sel. Tidak hanya diperuntukkan mempercantik tampilan namun juga untuk mempermudah user dalam membaca data karena gaya dapat didasarkan pada kondisi tertentu
• Cells: menu yang berhubungan dengan pengaturan sel meliputi penyisipan, penambahan kolom maupun baris, serta tinggi maupun lebar sel
• Editing: menu standard yang digunakan untuk mengolah data
• Add ins: menu yang digunakan untuk menambahkan fungsional lain pada Microsoft Excel

C. Insert

Insert merupakan tab menu yang berisikan perintah-perintah untuk menyisipkan berbagai macam obyek. Pada tab menu Insert kita dapat menggunakan kelompok menu yang terdiri dari:

• Tables: menu yang digunakan untuk menyisipkan tabel dan tabel pivot
• Illustrations: digunakan untuk menyisipkan gambar, icon maupun bentuk-bentuk bangun datar
• Charts: menu grup yang berhubungan dengan menambahkan grafik
• Tours: digunakan untuk memvisualisasikan data pada peta 3D
• Sparklines: grup menu untuk menyisipkan grafik mini pada sel
• Filters: kelompok menu untuk menyaring data sesuai kebutuhan
• Links: digunakan untuk menyisipkan hyperlink pada sel
• Comments: untuk menambahkan komentar
• Symbols: grup menu untuk menambahkan symbol dan persamaan

D. Page Layout

Tab Page Layout memiliki fungsi untuk pengaturan dokumen seperti pengaturan ukuran lembar kerja, orientasi, dan margin. Pada tab ini kita dapat menggunakan beberapa grup menu berikut:

• Themes: kelompok menu untuk memperindah tampilan workbook dengan pengaturan warna maupun efek
• Page Setup: digunakan untuk pengaturan lembar kerja, khususnya saat ingin mencetak dokumen Microsoft Excel
• Scale to fit: berfungsi untuk menyesuaikan halaman kerja Microsoft Excel dengan kertas yang akan digunakan untuk mencetak dokumen
• Sheet Options: berfungsi menampilkan dan menyembunyikan garis kolom dan baris. Selain itu pada menu heading digunakan untuk menampilkan dan menyembunyikan heading kolom dan baris.
• Arrange: digunakan untuk mengatur posisi objek terhadap objek lainnya pada lembar kerja Microsoft Excel

E. Formula

Menu yang berhubungan dengan fungsi yang dapat digunakan untuk melakukan kalkulasi beserta menu-menu yang berhubungan dengan range. Grup menu yang dapat digunakan meliputi:

1. Function Library: berisi kumpulan menu yang berisi formula/fungsi yang dapat digunakan di Microsoft Excel. Pada bab-bab berikutnya kita akan membahas formula ini lebih detail karena function library merupakan salah satu inti dari pengelolaan angka di Microsoft Excel.
2. Defined Names: berfungsi untuk memberikan nama pada satu atau lebih sel (range)
3. Formula Auditing: digunakan untuk memberikan bantuan/detail dari sel-sel yang terlibat dalam sebuah kalkulasi atau formula
4. Calculation: berfungsi untuk memilih mode perhitungan pada lembar kerja Microsoft Excel

F. Data

Secara umum tab Data digunakan untuk menu-menu yang berhubungan dengan manipulasi data. Berikut kelompok menu yang dapat digunakan pada tab ini:

1. Get & Transform Data: menu grup yang berfungsi untuk mengimport/memasukkan data dari sumber lain/format lain
2. Queries and Connections: berguna mengelola hubungan dengan sumber data lain termasuk untuk mengkombinasikan satu data dengan sumber lainnya
3. Sort & Filters: digunakan untuk menyaring dan mengurutkan data
4. Data Tools: digunakan untuk pengelolaan data lebih lanjut seperti persiapan data sebelum dilakukan analisa
5. Forecast: berfungsi untuk memprediksi pola/tren data
6. Outline: berfungsi untuk mengelompokkan beberapa baris, kolom maupun sel

G. Review

Tab Menu Review berkaitan dengan meninjau data yang ada pada lembar kerja Microsoft Word termasuk didalamnya terdapat menu untuk pengecekan spelling, pemberian komentar, serta mengunci dokumen lembar kerja.

H. View

Tab View secara umum berhubungan dengan bagaimana workbook ditampilkan pada Microsoft Excel, termasuk menu untuk memperbesar dan memperkecil tampilan termasuk membekukan beberapa baris maupun kolom.

Daftar Pustaka

[1] https://www.scribd.com/document/861932674/Microsoft-Official-Academic-Course-Microsoft-Word-2016-Craig-Zacker-download C. Zacker, Kursus Akademik Resmi Microsoft, Microsoft Learning dan John Wiley & Sons, Inc., 2016.