Let’s Get Curious!

Apakah menurut kalian, data hanya disimpan di suatu tempat, atau justru berpindah dan dimanfaatkan sepanjang proses operasional berlangsung?
……………………………………………………………………………………………………………………………………

Materi ini membahas Data Flow Diagram (DFD) sebagai alat untuk memahami gambaran besar suatu sistem secara sistematis dan terstruktur. Dengan menggunakan DFD, kita dapat melihat bagaimana data mengalir dari satu proses ke proses lainnya, sehingga mempermudah analisis kebutuhan dan perancangan sistem.

Setiap profesional di bidang manajemen data atau sistem informasi perlu memahami aliran data antarbagian agar tidak terjadi hambatan dalam proses operasional. Misalnya, jika data transaksi, laporan, atau permintaan layanan tidak diteruskan ke bagian terkait, maka sistem bisa mengalami gangguan dan menimbulkan kesalahan dalam pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, pemahaman tentang aliran data menjadi penting untuk memastikan bahwa setiap proses memiliki sumber dan tujuan data yang jelas, serta mendukung efisiensi dan keakuratan sistem secara keseluruhan.

Anda akan mempelajari:

1. Pengenalan Data Flow Diagram
2. Komponen Dasar DFD, Simbol dan Notasi DFD
3. Jenis-jenis Data Flow Diagram
4. Langkah-langkah Membuat DFD
5. Hubungan antara DFD dan ERD

Pengenalan Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (atau sering disingkat DFD) merupakan representasi grafis dari aliran data dalam sistem, serta proses-proses yang mengolah data tersebut. DFD sering juga disebut diagram alur kerja atau diagram alir data yang dipopulerkan pada tahun 1979 oleh Demacro & Yordan serta Gane & Sarson.

Tujuan dari pembuatan Data Flow Diagram yaitu untuk menggambarkan aliran data dalam suatu sistem dan memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang bagaimana sistem berfungsi. Agar tujuan DFD tercapai, DFD tidak hanya berfungsi untuk visualisasi proses, namun juga untuk identifikasi kebutuhan sistem. Kebutuhan sistem dan alur data yang jelas akan menciptakan komunikasi yang lebih baik. DFD pada umumnya digunakan sebagai salah satu dokumentasi pada tahap perencanaan dan desain serta referensi untuk pengembangan sistem selanjutnya.

Pembuatan DFD memiliki aturan dan simbol atau komponen tertentu yang harus ditaati, meliputi entity (kesatuan luar), data flow (arus data), process (proses) dan data store (penyimpanan data). Penggunaan empat komponen tersebut membuat kebutuhan sistem dapat dijelaskan dengan komprehen serta memperkecil hilangnya data pada proses perencanaan database.

Komponen Dasar DFD, Notasi dan Simbol

Pada dasarnya Data Flow Diagram hanya memiliki empat komponen, namun terdapat beberapa metode pendekatan yang berbeda untuk penggambarannya yaitu Yourdon and De Marco, Gane and Sarson, SSADM dan Yourdon and Coad. Masing-masing metode memiliki simbol dan notasi berbeda. Berikut perbedaan dari keempat pendekatan yang telah disebutkan.

Mari kita jabarkan satu per satu komponen tersebut yang terdiri dari:

1. Entitas Eksternal (Exsternal Entity)
2. Proses (Process)
3. Penyimpanan Data (Data Store)
4. Aliran Data (Data Flow)

1. Entitas Eksternal

Simbol entitas eksternal/terminal menggambarkan asal atau tujuan data di luar sistem yang berinteraksi dengan sistem. Terdapat dua jenis entitas yaitu :

1. entitas eksternal luar sebagai sumber (source), dan
2. entitas luar sebagai tujuan (sink).

Setiap entitas eksternal harus berkomunikasi dengan sistem, sehingga selalu ada aliran data antara entitas eksternal dan proses dalam sistem. Penamaan entitas sebaiknya menggunakan kata benda tunggal untuk menggambarkan peran entitas. Contoh pelanggan, pasien dan dokter.

2. Proses

Simbol berikutnya yaitu proses. Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Namun, pada Data Flow Diagram, tidak semua proses harus mengubah data yang masuk. Proses dalam DFD bisa berfungsi untuk:

a. mengubah data: di mana data yang masuk diproses dan menghasilkan output yang berbeda,
b. meneruskan data: di mana data diteruskan ke proses lain tanpa perubahan signifikan,
c. menyimpan data: di mana data disimpan dalam database atau tempat penyimpanan tanpa diubah.
d. mengambil data: di mana data yang sudah ada diambil dan disajikan kembali tanpa diubah.

Rekomendasi aturan penamaan komponen proses bisa menggunakan kata kerja transitif (contoh : mendaftarkan pasien, membayar tagihan). Label penamaan yang jelas akan mempermudah pengguna Data Flow Diagram dalam mengidentifikasi aliran data masuk dan keluar ke/dari proses.

Penyimpanan Data

Komponen penyimpanan data atau data store merupakan tempat di mana data disimpan dan diambil dalam sistem. Rekomendasi aturan penamaan dapat menggunakan kata benda jamak (contoh : pasien, mahasiswa). Jika kita menggunakan siimbol dan notasi pada metode Gane & Sarso maka terdapat kode pada komponen data store yaitu

1. “M” digunakan jika penyimpanan data manual sedang digambarkan,  “
2. D” digunakan jika penyimpanan data berbasis komputer, dan
3. “T” digunakan jika penyimpanan data sementara sedang digambarkan.

Aliran Data

Komponen terakhir yang aliran data, yaitu sekumpulan informasi yang mengalir di antara dua objek dalam diagram aliran data. Aliran data digunakan untuk memodelkan aliran informasi ke dalam sistem, keluar sistem, dan antara elemen-elemen dalam sistem. Rekomendasi aturan penamaan dapat disesuaikan dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya menggunakan kata benda (contoh : formulir pendaftaran, rincian pemasok).

Khusus pada komponen data flow terdapat beberapa konsep yang harus dipahami agar relevan dengan realitas operasional bisnis berlangsung.  Berikut tiga konsep tersebut.

Konsep Paket Data

Jika lebih dari satu data mengalir dari suatu sumber yang sama menuju ke tujuan yang sama dan data tersebut memliki hubungan/keterkaitan, maka dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena data itu mengalir bersama-sama sebagai satu paket.

Gambar Contoh Konsep Paket Data

Konsep Data Menyebar (Diverging)

Konsep aliran data menyebar terjadi jika paket data yang yang berasal dari sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda. Pada area biru pada gambar di bawah ini, merupakan salah satu contoh data menyebar. Data dari proses pemeriksaan pasien dialirkan ke tiga bagian yaitu farmasi, proses pembayaran dan data store Pasien.

Konsep Data Mengumpul (Converging)

Konsep aliran data mengumpul terjadi jika data dari beberapa sumber/aliran mejadi satu aliran data. Secara alami, data berkumpul untuk diproses bersamaan maka ada baiknya garis alir berkumpul terlebih dahulu sebelum kemudian diarahkan ke tujuan dengan satu garis yang sama. Lihat gambar sebelumnya, pada area merah terang, data detail resep dari proses pemeriksaan dibutuhkan untuk pembuatan obat, sedangkan data status pelunasan dibutuhkan untuk penyerahan obat ke pasien. Kedua data tersebut dibutuhkan oleh farmasi untuk  menyelesaikan tugas pemberian obat berdasarkan resep dengan syarat pasien sudah melakukan pelunasan.

Level DFD / Jenis DFD

Data Flow Diagram memiliki beberapa tingkat. Tingkat pertama yaitu DFD Level-0 dan dapat dipecah menjadi DFD Level 1, 2 dan seterusnya untuk memperjelas proses pada tingkat selanjutnya. Pada satu sistem yang akan dikembangkan, DFD setidaknya dibuat hinggal level 2. Berikut penjelasan DFD Level-0.

1. DFD Level-0

Diagram konteks, terkadang disebut diagram aliran data level 0, dibuat untuk mendefinisikan dan memperjelas batasan sistem perangkat lunak. Diagram ini mengidentifikasi aliran informasi antara sistem dan entitas eksternal serta mengilustrasikan hubungan antar keduanya. Seluruh sistem perangkat lunak ditampilkan sebagai satu proses.

Kerangka paling awal ini akan menjadi acuan untuk identifikasi sistem yang lebih terperinci. Proses penguraian operasi dapat dilakukan dengan mendetailkan bagaimana setiap area beroperasi. Hal ini dapat dilakukan dengan mewawancarai pengguna, memberikan kuesioner kepada pengguna atau klien, mempelajari dokumentasi dan prosedur sistem yang ada, melakukan observasi, dan sebagainya. Berikut langkah-langkah sederhana untuk membuat DFD Level-0.

• Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem dengan memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
• Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

Contoh FDF Level-0 untuk Sistem Informasi Pengelolaan Restoran

1. DFD Level-1

DFD level 1 mencatat setiap subproses utama yang bersama-sama membentuk sistem yang lengkap. Penting untuk diperhatikan bahwa aliran data ke dan dari entitas eksternal muncul pada diagram level 1 dan diagram konteks level 0 harus sama. Setiap kali suatu proses diekspansi ke level yang lebih rendah, diagram level yang lebih rendah harus menunjukkan semua aliran data yang sama yang masuk dan keluar dari proses level yang lebih tinggi yang diekspansinya.

Langkah untuk membuat Data Flow

Data Flow Diagram dapat dilakukan dengan langkah-langkah sistematis berikut:

1. Identifikasi Proses Utama
   • Tentukan sistem atau proses yang ingin dianalisis.
   • Identifikasi proses-proses utama yang terjadi dalam sistem tersebut.
2. Identifikasi Entitas Eksternal
   • Kenali aktor luar yang berinteraksi dengan sistem, seperti pengguna, sistem lain, atau organisasi.
3. Identifikasi Aliran Data
   • Tentukan data apa saja yang masuk dan keluar dari setiap proses.
   • Buat daftar aliran data yang akan digambarkan dalam DFD.
4. Gambarkan DFD Level 0 (Context Diagram)
   • Buat diagram tingkat tinggi yang menunjukkan sistem sebagai satu proses dan semua entitas eksternal yang berinteraksi dengan sistem tersebut.
   • Gambar lingkaran untuk proses dan panah untuk aliran data.
5. Gambarkan DFD Level 1
   • Pecah proses utama menjadi sub-proses yang lebih detail.
   • Tunjukkan aliran data antara sub-proses dan entitas eksternal.
6. Gambarkan DFD Level 2 (Jika Diperlukan)
   • Jika diperlukan, lanjutkan dengan memecah sub-proses menjadi lebih detail lagi.
   • Pastikan untuk menjaga konsistensi aliran data di seluruh diagram.
7.  Verifikasi dan Validasi DFD
   • Periksa DFD untuk memastikan semua aliran data, proses, dan entitas telah diidentifikasi dengan benar.
   • Diskusikan dengan pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa DFD akurat dan dapat dipahami.
8. Dokumentasikan DFD
   • Sertakan penjelasan tentang setiap proses, entitas, dan aliran data untuk referensi di masa depan.